Un outil d'IA peut-il devenir indispensable sans qu'on s'en rende compte ?

Oui. Quand les modèles, les règles et l'historique de travail vivent seulement dans l'outil, sortir du service devient coûteux. Le test est simple : pourriez-vous reprendre la tâche demain avec un autre outil ?

Que doit-on pouvoir récupérer en cas de changement de fournisseur ?

Les documents produits, les règles d'usage, les modèles de demande et les données que l'entreprise a confiées au service. La liste exacte, le format et le délai doivent être prévus par écrit dans le contrat.

Le droit à la portabilité des données protège-t-il l'entreprise ?

Cette page ne donne pas la règle applicable, faute d'avoir lu le texte du RGPD sur ce point. Voir la source officielle de la CNIL ou un juriste avant de compter sur ce droit.

Dépendance à un fournisseur d'IA : export et plan B

Un outil d'intelligence artificielle (IA) peut devenir indispensable en quelques mois. Les modèles de demande s'accumulent, les équipes y prennent leurs habitudes, et l'historique de travail reste dans le service. Le jour où le fournisseur change ses prix, ses conditions ou sa politique de données, l'entreprise doit décider vite, avec peu de marge. Ce guide donne une méthode pour garder la main.

Il ne désigne aucun fournisseur. Il s'applique à tous, et il part d'une idée simple : une entreprise doit pouvoir sortir d'un outil sans perdre ses documents ni arrêter son activité.

Le test de dépendance

Posez-vous ces cinq questions. Chaque « non » est un point de dépendance à traiter.

Pouvez-vous exporter tous les documents produits avec l'outil, dans un format lisible hors de lui ?
Vos règles d'usage et vos modèles de demande sont-ils écrits en dehors de l'outil ?
Un autre outil pourrait-il reprendre la tâche la semaine prochaine ?
Connaissez-vous le lieu de traitement de vos données, et la durée de leur conservation ?
Le contrat indique-t-il ce qui se passe à la fin de l'abonnement ?

Ce qu'il faut sortir de l'outil

Gardez hors de l'outil, dans les dossiers de l'entreprise, les éléments qui font sa valeur :

la règle d'usage écrite, et la liste des tâches autorisées ;
les modèles de demande, en version texte, classés par tâche ;
les documents produits et validés, avec la date et la personne qui a relu ;
la fiche de décision de chaque chantier, avec la règle d'arrêt.

Ces documents n'ont pas besoin de l'outil pour être lus. Si l'un d'eux n'existe que dans l'interface, faites-en une copie aujourd'hui.

Ce que dit la CNIL sur le fournisseur

Dans sa page sur le sous-traitant, la CNIL indique que les obligations du fournisseur qui traite des données pour le compte de l'entreprise doivent figurer dans le contrat, notamment une obligation de transparence et de traçabilité, de sécurité et d'assistance. Dans sa foire aux questions sur l'IA générative, elle recommande de clarifier les responsabilités et de vérifier le sort des données hors de l'Union européenne.

Un contrat qui ne dit rien de la sortie, c'est-à-dire de la restitution des données à la fin du service, laisse l'entreprise sans appui. Demandez ce point par écrit avant la signature.

Le plan B

Un plan B n'est pas un second abonnement payé pour rien. C'est une procédure écrite, testée une fois par an :

Choisir une tâche critique : celle que l'entreprise ne peut pas arrêter une semaine.
Rédiger la procédure sans outil : étapes, modèles, personne responsable.
Tester la procédure sur un cas réel, avec un autre moyen, et noter le temps mis.
Décider des seuils : à partir de quel prix, de quelle condition ou de quelle fuite de données l'entreprise change d'outil.

Le test annuel montre si la procédure tient. S'il échoue, l'entreprise sait où elle est fragile, et peut corriger avant d'en avoir besoin.

Quand changer d'outil

Changez d'outil quand un seuil écrit est atteint, et non sous le coup de l'émotion. Les seuils les plus fréquents touchent aux conditions de données, à une hausse de prix non négociée, ou à une dégradation du service qui retarde les envois. Dans chacun de ces cas, l'entreprise doit pouvoir sortir avec ses documents.

Erreurs à éviter

Confier à l'outil les seules copies d'un document important.
Découvrir la clause de sortie le jour où l'on veut partir.
Ne jamais tester la procédure de secours.

Liste de vérification

Les documents clés sont conservés hors de l'outil, dans un format lisible.
Les règles d'usage et les modèles de demande sont écrits en dehors du service.
Le contrat précise la restitution des données à la fin du service.
Un plan B est écrit pour une tâche critique, et testé une fois par an.
Les seuils de changement d'outil sont fixés par écrit.

Ce qui reste au dirigeant

Le choix du fournisseur, le maintien d'une dépendance et le moment de sortir sont des décisions de direction. Elles s'appuient sur le contrat et sur les réponses écrites du prestataire, voir choisir un prestataire IA. Pour ce qui ne se délègue jamais, voir limites de l'IA pour un dirigeant.